AÜG-Betriebsprüfung
Die AÜG-Betriebsprüfung (BfA)
Prüfungsschwerpunkte
Die Bundesagentur für Arbeit führt bei allen Verleihern gemäß § 7 AÜG regelmäßig Betriebsprüfungen durch. Geprüft wird vor allem dann, wenn ein Verleiher oder ein Erlaubnisinhaber die Verlängerung seiner befristeten Überlassungserlaubnis beantragt. Gerade für Unternehmen, die erst seit kurzer Zeit eine Überlassungserlaubnis besitzen, ist eine zeitnahe Prüfung also garantiert, ob man will oder nicht. Das verursacht nicht selten Stress bei den Unternehmen, denn die Maßnahmen, die die Bundesagentur für Arbeit ergreifen kann, reichen bekanntlich bis hin zum Entzug der Erlaubnis.
Was sind also die Prüfungsschwerpunkte bei einer AÜG-Betriebsprüfung? Und was gilt es bei diesen zu beachten?
Vergütung bei Krankheit, Feiertag, Urlaub
Ein Dauerbrenner, bei dem es immer irgendetwas zu beanstanden gibt. Meistens geht es um schwierige Berechnungsfragen und nicht leicht zu verstehende Tarifregelungen im iGZ- und BAP-Tarifvertrag, die auch Geübte nicht so leicht hinbekommen. Die Prüfer wissen das und schauen hier besonders genau hin.
Equal Treatment/Equal Pay
Gesetzlich heißt das „Gleichstellung“: Wird kein Tarifvertrag angewandt, müssen Arbeitnehmer genau das Entgelt vergleichbarer Arbeitnehmer im Kundenbetrieb erhalten. Hier sind oft die Kundenauskünfte unvollständig oder werden nicht eins zu eins durch den Verleiher umgesetzt.
Arbeitszeit und Arbeitszeitkonten
Auch bei der Berechnung der Arbeitszeit und dem Führen von Arbeitszeitkonten ist Genauigkeit gefragt. Bei Arbeitszeitkonten wird vor allem kontrolliert, ob der Arbeitgeber in auftragsschwachen Zeiten einseitig Freizeitausgleich in einem Umfang anordnet, der über das tarifvertraglich Zulässige hinausgeht. Wünscht der Arbeitgeber solchen Freizeitausgleich durch den Arbeitnehmer, muss er darauf hinwirken, dass dieser von sich aus Freizeitausgleich beantragt. Nur dann können weitergehende freie Tage vereinbart werden.
Eingruppierung und Beschreibung der Tätigkeit
Nur wenn die Tätigkeit im Arbeitsvertrag genau beschrieben ist, kann anhand dieser Beschreibung überprüft werden, ob die Eingruppierung in die tariflichen Entgeltgruppen korrekt erfolgt ist. Davon hängt ab, ob korrekt gezahlt wurde.
Einhaltung von Branchen-Mindestlöhnen
In zahlreichen Branchen gelten neben den Tariflöhnen der Arbeitnehmerüberlassung zusätzliche Mindestlöhne. Beispiele sind die Pflegebranche, Maler oder Gebäudereiniger. Hinzu kommt das Überlassungsverbot in den Baubereich gem. § 1b S. 2 b) AÜG. Auch hier ist nicht einfach zu bestimmen, was „Bau“ eigentlich genau bedeutet.
Formalien
Es gibt reichlich Formalien, die in der Arbeitnehmerüberlassung zu beachten sind: Schriftform bei Arbeitsvertrag, Arbeitnehmerüberlassungsvertrag und Kündigung, Überlassungshöchstdauer, Zugangsnachweise bei Abmahnung und Kündigung.
Vertragsmuster
Vertragsmuster (vor allem Arbeits- und Überlassungsvertrag) werden auf unzulässige Klauseln überprüft.
AÜG-Betriebsprüfung - FAQ
Betriebsprüfungen durch die BfA: Was wird geprüft?
Wie oft finden Prüfungen durch die Bundesagentur für Arbeit statt?
In der Regel wird bei Anträgen auf Verlängerung der befristeten AÜ-Erlaubnis in jedem Jahr neu geprüft. Unternehmen, die eine unbefristete Überlassungserlaubnis besitzen, werden im Abstand von ca. 3-5 Jahren überprüft und ferner immer bei Verdachtsfällen. Verdachtsfälle können entstehen, wenn sich Mitarbeiter bei der Bundesagentur für Arbeit über das Unternehmen z.B. über ausbleibende Lohnzahlungen beschweren oder wenn die Bundesagentur für Arbeit eine Kontrollmeldung anderer Behörden (Zoll, Renten- oder Krankenversicherung, SOKA-Bau oder Staatsanwaltschaft) erhält.
Welche Unterlagen muss ich an die Bundesagentur für Arbeit herausgeben? Muss ich auch Unterlagen von Arbeitnehmern herausgeben, die bei mir gar nicht im Leiharbeitsverhältnis stehen?
Die Bundesagentur für Arbeit hat ein umfassendes Auskunftsrecht gemäß § 7 Abs. 2 AÜG. Das Gesetz spricht hier von alle „erforderlichen“ Auskünfte. Welche Auskünfte und Unterlagen für eine sachgerechte Durchführung der Betriebsprüfung erforderlich sind, bestimmt die Bundesagentur nach eigenem Ermessen. Dazu gehören jedenfalls nicht nur sämtliche Inhalte der Personalakte der ausgewählten Arbeitnehmer, also Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Kündigungen, sondern auch Überlassungsverträge mit den Kunden und Zahlungsbelege.
Das Auskunftsrecht kennt in der Praxis kaum Grenzen. So kann die Bundesagentur für Arbeit ohne Begründung auch die Arbeitsverträge von Arbeitnehmern einsehen, die gar nicht als Leiharbeitnehmer eingesetzt worden sind. Auch kann sie Einsicht in Verträge mit freien Mitarbeitern verlangen (Freelancer, Dienst – und Werkvertrag).
Allerdings geschieht dies in der Praxis nur selten. Im Regelfall lässt sich die Agentur eine Liste der im laufenden Jahr ausgeschiedenen Arbeitnehmer geben und wählt unter diesen stichprobenartig einige Personen aus.
Kann ich der Prüfungsbehörde auch Dateien schicken? Bei der Rentenversicherung geht das schon längst. Muss ich Originale vorlegen?
Das wird bei der Bundesagentur für Arbeit noch immer anders gehandhabt. Hier werden von allen Personalakten Ausdrucke verlangt.
Originale möchten die Prüfer nur im Einzelfall sehen, wenn es z.B. auf die Einhaltung der Schriftform ankommt. Das kann etwa bei der Konkretisierung zum Überlassungsvertrag oder bei befristeten Arbeitsverträgen der Fall sein.
Wir sind ein internationales Unternehmen, bei uns läuft alles auf Englisch. Deutsche Verträge haben wir nicht mehr; auch die ganze Korrespondenz findet auf Englisch statt. Müssen wir deutsche Übersetzungen vorlegen?
„Die Amtssprache ist deutsch“ sagt § 23 VwVfG. Die Prüfer können also darauf bestehen und tun das auch, allerdings nicht in jedem Einzelfall. Bei wichtigen Dokumenten wie Arbeitsverträgen und Arbeitnehmerüberlassungsvertrag empfehlen wir ohnehin mit bilingualen Mustern zu arbeiten.
Kann ich meinen Rechtsanwalt oder Steuerberater bei der Prüfung hinzuziehen?
Das wird regelmäßig durch die Prüfer akzeptiert. Wenig sinnvoll ist es allerdings, die Prüfung, wie zum Beispiel in der Sozialversicherung, direkt beim Steuerberater durchführen zu lassen. Denn die Lohnunterlagen werden dort zwar vorliegen, die vollständigen Personalakten in der Regel aber nicht, und die Berechnung der Löhne wird in der Regel auch nicht durch Steuerberater, sondern durch die Arbeitgeber selbst durchgeführt. Dann sollte jedenfalls auch die Person dabei sein, die Detailfragen beantworten kann.
Wird die Betriebsprüfung vorher angekündigt? Kann ich den Termin verlegen, wenn ich keine Zeit habe oder wenn die Unterlagen noch nicht vollständig aufbereitet sind?
Die AÜ-Prüfung findet in aller Regel nach vorheriger Ankündigung statt. Die Ankündigungsfrist beträgt in der Regel 2-4 Wochen. Grundsätzlich besteht zwar kein Recht darauf, die Prüfung zu verschieben; nach unserer Erfahrung sind Prüfer jedoch damit einverstanden, die Prüfung jedenfalls einmal um eine bis zwei Wochen zu verschieben.
Die Bundesagentur für Arbeit hat zudem das Recht, bei Gefahr in Verzug oder dringenden Verdachtsmomenten wegen möglicher begangenen Straftaten Prüfungen ohne Ankündigung durchzuführen (§ 7 Abs. 3 AÜG). In der Praxis kommt dies jedoch relativ selten vor.
